外国人相手にメールしなきゃいけないけど、一体どうやって書いたらいいんだろう。
TOEIC®の試験でメールの文章が出てくるので勉強しなきゃいけないな、等
英文のビジネスメールについて、何のポイントを押さえ、どのように書けばいいのでしょうか？
書くポイント
「内容をできるだけ簡潔に」書くということです。日本語であっても勿論そうですよね。
日本人だとどうしても丁寧に書きたくなりますよね、、。
しかし、ここでは時間に追われているビジネスパーソンに対するメールなので
簡潔に書くことが求められます。
件名
件名は必ず入れましょう。ここも簡潔さを優先しましょう。
重要なものには【IMPORTANT】を入れましょう。
Inquiry about product(製品について問い合わせ)
Confirmation of appointment(予約の確認)
Request for invoice(請求書の依頼)
Question about the meeting(7月1日の会議の質問)
頭語
頭語とは日本の「拝啓」「前略」にあたる部分です。
担当者が不明で部署宛の場合
Dear Sales Department
担当者が分かっている場合
Dear Ms.(Mr.)satoh
複数の名前が分かる人に送る場合
Dear 名前 and 名前,
複数の知らない人に送る場合
Dear all,
本文
意見を述べる際の英文フレーズを紹介します。
In my opinion that～(私の見方では)
I believe that ～(私は～だと信じています)
From my point of view,(私の見解ですが)
I’m afraid that～(申し訳ありませんが)
Why don’t we〜(しませんか？)
I recommend that~(おすすめします)
（注意すべき点）
ースペルチェックをする
スペルの間違いは無くしたほうが良いですよね。スペルチェック機能
を使って確認しましょう
ー簡潔な表現
要点や重要事項を先に書くことを心がけ、わかりやすい表現にしましょう。
結語
基本は、「Best Regars、〜」で締めくくるのが良いでしょう。
「Sincerely」だとよりフォーマルで、「Best regards」は少しカジュアル
そんな感じです。
まとめ
以上、ビジネスメールを英文で送信する際のコツや注意点について述べましたが、
本来のメールのマナーについても気を付けてください。
①できるだけ早く返信する。
②複数の人に送信する場合、CCやBCCを適切に使う。
③読みやすさを意識して改行やフォント、色を使い分けましょう。
以上です。
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